Ein neuer Beschluss, der diese Woche im spanischen Amtsblatt veröffentlicht wurde, legt genau fest, wie elektronische Kontrollunterlagen funktionieren müssen. Da die Frist im Oktober 2026 immer näher rückt, bleibt Transportunternehmen und Verladern kaum noch Zeit zum Handeln.

Das spanische Ministerium für Verkehr und nachhaltige Mobilität hat es letzte Woche offiziell gemacht. Der Beschluss vom 5. Juni 2026 (BOE-A-2026-12784), der am 12. Juni im Boletín Oficial del Estado veröffentlicht wurde, legt die genauen technischen Standards fest, die alle elektronischen Verwaltungskontrolldokumente (bekannt als DeCA) für den Straßengüterverkehr auf spanischem Gebiet erfüllen müssen. Sie ersetzt den früheren Beschluss vom Mai 2023 und knüpft direkt an das Gesetz über nachhaltige Mobilität vom vergangenen Dezember an, das die vollständige Abschaffung von Papierdokumenten vorschrieb.

Für alle, die in Spanien Güter auf der Straße befördern, ist die Botschaft klar: Papier ist passé, und digital ist nicht mehr optional.

Die Frist: Das spanische Gesetz zur nachhaltigen Mobilität (Ley 9/2025 vom 3. Dezember 2025) schreibt vor, dass Verwaltungsdokumente sowohl für den Güter- als auch für den Personenverkehr innerhalb von zehn Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes digitalisiert sein müssen – damit ist der Stichtag Oktober 2026.

Was verlangen die neuen Vorschriften?

Der Beschluss ist ungewöhnlich konkret, und diese Konkretheit ist beabsichtigt. Die spanischen Behörden wollen sicherstellen, dass digitale Dokumente wirklich fälschungssicher und für Straßenkontrollbeamte sofort zugänglich sind – nicht nur als PDF-Anhänge in einer E-Mail. Hier sind die fünf Grundsätze, die jedes konforme System erfüllen muss:

  • Nur native PDF-Dateien

Max. 5 MB. Keine gescannten Papierdokumente. Muss digital aus strukturierten Daten generiert werden.

  • Eingebetteter QR-Code

Jedes PDF muss einen QR-Code enthalten, der direkt auf die URL des gespeicherten Dokuments verweist.

  • Sichere, direkte URL

HTTPS (TLS 1.2+), dokumentenspezifisch. Keine Anmeldeseiten, keine Download-Buttons.

  • Live-Repository

Dokumente werden gespeichert und stehen den Kontrolleuren während der gesamten Fahrt zur Verfügung.

  • 12-monatige Aufbewahrungspflicht

Sowohl der vertragliche Versender als auch der ausführende Spediteur müssen die Dateien mindestens ein Jahr lang aufbewahren.

Es lohnt sich, den Ablauf der Kontrolle im Detail zu verstehen. Wenn ein Straßenkontrolleur ein Fahrzeug anhält, legt der Fahrer entweder die DeCA auf seinem Handy oder eine ausgedruckte Kopie vor. Beide müssen den QR-Code zeigen. Der Kontrolleur scannt ihn, wodurch ein direkter PDF-Download ausgelöst wird. Keine Authentifizierung, keine Weiterleitungen, keine manuellen Schritte. Wenn der Link eine Anmeldung erfordert oder auf eine Landingpage weiterleitet, entspricht das Dokument nicht den Vorgaben. Der Betreiber darf die URL sieben Tage nach Beendigung der Dienstleistung deaktivieren; bis dahin ist die Verfügbarkeit unverzichtbar.

Änderungen während der Fahrt und Dokumente für mehrere Sendungen

Die Regelung berücksichtigt auch praktische Gegebenheiten. Wenn Daten während einer Fahrt aktualisiert werden müssen – etwa bei einem geänderten Zielort oder zusätzlicher Fracht –, können Betreiber entweder das bestehende PDF ändern (unter Beibehaltung desselben QR-Codes) oder ein neues mit einer neuen URL erstellen. In diesem Fall muss der Fahrer die aktualisierte Datei sofort erhalten, und das Original muss zur Rückverfolgbarkeit aufbewahrt werden. Handschriftliche Notizen auf ausgedruckten Kopien haben keine rechtliche Gültigkeit.

Wenn der vertragliche Versender und der ausführende Frachtführer über mehrere Sendungen hinweg identisch sind, können mehrere Ladungen in einem einzigen DeCA zusammengefasst werden. Herkunft, Bestimmungsort und Frachtdetails jeder Sendung müssen innerhalb des Dokuments klar voneinander unterschieden werden, doch die Reihenfolge der Auflistung bedeutet keine verbindliche Lieferreihenfolge.

Was bedeutet das für internationale Unternehmen, die in Spanien tätig sind?
Eine grenzüberschreitende Compliance-Verpflichtung

Der Geltungsbereich der neuen spanischen Vorschriften ist weiter gefasst, als vielen internationalen Unternehmen bewusst ist. Die Verpflichtung gilt für den gesamten innerstaatlichen Straßengüterverkehr, einschließlich Kabotagefahrten, die von ausländischen Transportunternehmen auf spanischem Gebiet durchgeführt werden. Ein deutscher, französischer oder polnischer Spediteur, der eine Ladung vollständig innerhalb Spaniens befördert, muss die DeCA-Anforderungen genauso erfüllen wie ein spanisches Transportunternehmen.

Internationale Fahrten, die lediglich durch Spanien führen – mit Ausgangs- und Zielort außerhalb des Landes –, fallen unter internationale Übereinkommen (wie das CMR) und sind vom Geltungsbereich ausgenommen. Aber jeder Teil einer Fahrt, der eine eigenständige Inlandsbeförderung innerhalb Spaniens darstellt, löst die volle DeCA-Pflicht aus.

Für europäische Logistikkonzerne und Flottenbetreiber, die grenzüberschreitende Netzwerke verwalten, reiht sich Spanien damit in eine wachsende Liste von Ländern ein, die länderspezifische Vorschriften für digitale Dokumente haben. Die gute Nachricht ist, dass Spanien eFTI-konforme Systeme (EU-Verordnung 2020/1056) und bestehende Transportdokumentformate, einschließlich des internationalen CMR-Frachtbriefs, ausdrücklich als gültige DeCA-Formate anerkennt, vorausgesetzt, alle erforderlichen Datenfelder sind vorhanden und der vertragliche Versender sowie der ausführende Frachtführer sind eindeutig identifiziert. Das bedeutet, dass Unternehmen, die bereits europaweit digital arbeiten, der Einhaltung der Vorschriften näher sind, als sie vielleicht denken – sie müssen jedoch weiterhin die Übereinstimmung jedes einzelnen Feldes überprüfen und sicherstellen, dass ihre Dokumente unter für Inspektoren zugänglichen URLs gespeichert sind.

Hier kommt TransFollow ins Spiel

Genau für diese Art von regulatorischem Wandel wurde TransFollow entwickelt. Der digitale Frachtbrief von TransFollow erfasst bereits alle Pflichtdatenfelder, die gemäß der Verordnung FOM/2861/2012 vorgeschrieben sind – der spanischen Frachtverordnung, die festlegt, was ein DeCA enthalten muss. Das bedeutet, dass Spediteure und Versender, die TransFollow nutzen, dasselbe Dokument sowohl für vertragliche als auch für DeCA-Konformitätszwecke verwenden können, wodurch Doppelarbeit entfällt und die Kosten für den Aufbau paralleler Systeme vermieden werden.

So erfüllt TransFollow die spanischen DeCA-Anforderungen: TransFollow generiert native digitale PDFs aus strukturierten Transportdaten, speichert Dokumente unter sicheren HTTPS-URLs, unterstützt die Einbettung von QR-Codes für Straßenkontrollen und führt eine Dokumentenhistorie zur Rückverfolgbarkeit, einschließlich Änderungen während der Fahrt. Die Aufbewahrung und die Gruppierung mehrerer Sendungen werden innerhalb der Plattform abgewickelt.

Für internationale Unternehmen, die TransFollow bereits in ihrem gesamten europäischen Netzwerk nutzen, erfordert die Ausweitung der DeCA-Konformität auf den spanischen Betrieb kein neues System – lediglich eine Konfigurationsprüfung, um sicherzustellen, dass die spanienspezifischen Felder ausgefüllt sind und die Dokumente über die bestehenden, für Inspektoren zugänglichen URLs der Plattform abrufbar sind.

Für Unternehmen, die noch nicht auf digitale Transportdokumente umgestellt haben, ist die spanische Frist im Oktober 2026 ein entscheidender Anstoß. Die Frage ist nicht mehr, ob man digitalisieren soll, sondern auf welcher Plattform und ob diese Plattform euch auch über Spanien hinaus nutzen könnt, da immer mehr Länder nachziehen.

Was ist vor Oktober 2026 zu tun?

1 Überprüft euren Dokumenten-Workflow

Identifiziert alle verbleibenden Papier- oder gescannten Bildprozesse für den spanischen Inlands- und Kabotageverkehr.

2 Überprüfe deine Datenfelder

Vergleiche deine aktuellen Transportdokumente mit den Pflichtfeldern in der Verordnung FOM/2861/2012. Achte besonders darauf, wie dein System den vertraglichen Versender und den ausführenden Frachtführer getrennt identifiziert.

3 Überprüfe die Erreichbarkeit der URLs

Stelle sicher, dass jedes von deinem System generierte Dokument unter einer HTTPS-URL zum direkten Download gespeichert ist – ohne Authentifizierungshürden, ohne Zwischenseiten.

4 Überprüfe die Aufbewahrungsrichtlinie

Sowohl der Versender als auch der Frachtführer müssen 12 Monate lang auf die Dokumente zugreifen können. Prüfe, ob deine aktuelle Konfiguration beide Parteien abdeckt.

5 Sprich mit TransFollow

Wenn du noch keine Plattform nutzt, die all das von Haus aus abdeckt, ist es jetzt an der Zeit, umzusteigen.

Bist du bereit, noch vor Ablauf der Frist die Vorschriften zu erfüllen?

TransFollow unterstützt von Haus aus DeCA-konforme digitale Transportdokumente für Spanien und ganz Europa.