Una nueva resolución publicada esta semana en el Boletín Oficial del Estado establece exactamente cómo deben funcionar los documentos de control administrativo electrónicos. Con la fecha límite de octubre de 2026 cada vez más cerca, los transportistas y los expedidores tienen poco tiempo para actuar.
El Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible de España lo hizo oficial la semana pasada. La Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784), publicada en el Boletín Oficial del Estado el 12 de junio, establece las normas técnicas precisas que deben cumplir todos los documentos electrónicos de control administrativo (conocidos como DeCA) para las operaciones de transporte por carretera en territorio español. Sustituye a la resolución anterior de mayo de 2023 y surge como consecuencia directa de la Ley de Movilidad Sostenible del pasado diciembre, que imponía el fin total de los documentos en papel.
Para cualquiera que transporte mercancías por carretera en España, el mensaje es claro: el papel ha quedado obsoleto y lo digital ya no es opcional.
El plazo: la Ley de Movilidad Sostenible de España (Ley 9/2025, de 3 de diciembre de 2025) exige que los documentos de control administrativo, tanto para el transporte de mercancías como de pasajeros por carretera, sean digitales en un plazo de diez meses a partir de la entrada en vigor de la ley, lo que sitúa la fecha límite en octubre de 2026.
¿Qué exigen las nuevas normas?
La resolución es inusualmente específica, y esa especificidad es deliberada. Las autoridades españolas quieren garantizar que los documentos digitales sean realmente a prueba de manipulaciones y accesibles al instante para los inspectores de carretera, y no solo archivos PDF adjuntos a un correo electrónico. Estos son los cinco pilares que todo sistema conforme debe cumplir:
- Solo PDF nativos
Máximo 5 MB. No se admiten documentos escaneados. Deben generarse digitalmente a partir de datos estructurados.
- Código QR incrustado
Cada PDF debe contener un código QR que enlace directamente a la URL del documento almacenado.
- URL segura y directa
HTTPS (TLS 1.2+), única por documento. Sin pantallas de inicio de sesión, sin botones de descarga.
- Repositorio en tiempo real
Documentos almacenados y accesibles para los inspectores durante toda la duración del trayecto.
Conservación durante 12 meses
Tanto el transportista contratante como el transportista ejecutor deben conservar los archivos durante al menos un año.
Vale la pena comprender en detalle el flujo de inspección. Cuando un inspector de carretera detiene un vehículo, el conductor presenta el DeCA en su teléfono o una copia impresa. Ambos deben mostrar el código QR. El inspector lo escanea, lo que activa una descarga directa del PDF. Sin autenticación, sin redireccionamientos, sin pasos manuales. Si el enlace requiere un inicio de sesión o redirige a una página de destino, el documento no cumple con los requisitos. El operador puede desactivar la URL siete días después de que finalice el servicio; hasta entonces, la disponibilidad es innegociable.
Cambios durante el trayecto y documentos de envíos múltiples
La resolución también aborda realidades prácticas. Cuando sea necesario actualizar los datos durante un trayecto —un cambio de destino, carga adicional—, los operadores pueden modificar el PDF existente (manteniendo el mismo código QR) o generar uno nuevo con una nueva URL, en cuyo caso el conductor debe recibir el archivo actualizado de inmediato y el original debe conservarse para garantizar la trazabilidad. Las notas manuscritas en las copias impresas no tienen validez legal.
Cuando el expedidor contractual y el transportista ejecutor son los mismos en varios envíos, se pueden agrupar varias cargas en un único DeCA. El origen, el destino y los detalles de la carga de cada envío deben distinguirse claramente dentro del documento, pero el orden en que aparecen no implica una secuencia de entrega obligatoria.
¿Qué significa esto para las empresas internacionales que operan en España?
Una obligación de cumplimiento que traspasa fronteras
El alcance de la nueva normativa española es más amplio de lo que muchos operadores internacionales creen. La obligación se aplica a todo el transporte por carretera nacional, incluidas las operaciones de cabotaje realizadas por transportistas extranjeros en territorio español. Un transportista alemán, francés o polaco que realice un transporte íntegramente dentro de España debe cumplir los requisitos del DeCA exactamente igual que lo haría un transportista español.
Los trayectos internacionales que simplemente pasan por España —con origen y destino fuera del país— se rigen por convenios internacionales (como el CMR) y quedan fuera del ámbito de aplicación. Sin embargo, cualquier tramo de un trayecto que constituya un servicio nacional independiente dentro de España activa la obligación completa de la DeCA.
Para los grupos logísticos europeos y los operadores de flotas que gestionan redes transfronterizas, esto añade a España a una lista cada vez mayor de países con requisitos específicos de documentación digital. La buena noticia es que España reconoce explícitamente los sistemas conformes con eFTI (Reglamento UE 2020/1056) y los formatos de documentos de transporte existentes, incluida la carta de porte internacional CMR, como formatos DeCA válidos, siempre que estén presentes todos los campos de datos requeridos y se identifiquen claramente el expedidor contractual y el transportista ejecutor. Esto significa que las empresas que ya operan digitalmente en toda Europa están más cerca de cumplir con los requisitos de de lo que podrían pensar, pero aún deben verificar la correspondencia campo por campo y asegurarse de que sus documentos se almacenen en direcciones URL accesibles para los inspectores.
Aquí es donde entra en juego TransFollow
Este es precisamente el tipo de cambio normativo para el que se creó TransFollow. La carta de porte digital de TransFollow ya recoge todos los campos de datos obligatorios exigidos por la Orden FOM/2861/2012 —la normativa española de transporte de mercancías que define lo que debe contener un DeCA—. Esto significa que los transportistas y expedidores que utilizan TransFollow pueden emplear el mismo documento tanto para el cumplimiento contractual como para el del DeCA, eliminando la duplicación y evitando el coste de crear sistemas paralelos.
Cómo se adapta TransFollow a los requisitos del DeCA español: TransFollow genera archivos PDF digitales nativos a partir de datos de transporte estructurados, almacena los documentos en URL HTTPS seguras, admite la incrustación de códigos QR para inspecciones en carretera y mantiene el historial de los documentos para garantizar la trazabilidad, incluidas las modificaciones realizadas durante el trayecto. La conservación y la agrupación de envíos múltiples se gestionan dentro de la plataforma.
Para los operadores internacionales que ya utilizan TransFollow en su red europea, ampliar el cumplimiento de la DeCA a las operaciones en España no requiere ningún sistema nuevo, solo una comprobación de la configuración para confirmar que los campos específicos de España están rellenados y que se puede acceder a los documentos a través de las URL existentes de la plataforma, listas para su uso por parte de los inspectores.
Para las empresas que aún no han dado el paso hacia la documentación digital de transporte, el plazo fijado por España para octubre de 2026 supone un factor determinante. La cuestión ya no es si digitalizarse, sino en qué plataforma hacerlo y si esa plataforma puede servirles más allá de España, a medida que más países sigan su ejemplo.
¿Qué hay que hacer antes de octubre de 2026?
- Revise su flujo de trabajo documental
Identifique cualquier proceso que aún utilice papel o imágenes escaneadas para las operaciones nacionales y de cabotaje en España.
- Compruebe sus campos de datos
Compare sus documentos de transporte actuales con los campos obligatorios de la Orden FOM/2861/2012. Preste especial atención a cómo su sistema identifica por separado al expedidor contractual y al transportista ejecutor.
- Verifique la accesibilidad de las URL
Asegúrese de que todos los documentos que genera su sistema se almacenen en una URL HTTPS de descarga directa, sin barreras de autenticación ni páginas intermedias.
- Confirme la política de conservación
Tanto el expedidor como el transportista deben poder acceder a los documentos durante 12 meses. Compruebe si su configuración actual cubre a ambas partes.
- Póngase en contacto con TransFollow
Si aún no utiliza una plataforma que gestione todo lo anterior de forma inmediata, ahora es el momento de dar el paso.
¿Listo para cumplir con la normativa antes de la fecha límite?
TransFollow admite documentos de transporte digitales conformes con la DeCA de forma inmediata para España y toda Europa.
