Une nouvelle résolution publiée cette semaine au Journal officiel espagnol précise exactement comment doivent fonctionner les documents administratifs de contrôle électroniques. Avec une échéance fixée à octobre 2026 qui approche à grands pas, les transporteurs et les expéditeurs n'ont plus beaucoup de temps pour se mettre en conformité.
Le ministère espagnol des Transports et de la Mobilité durable l’a officialisé la semaine dernière. La résolution du 5 juin 2026 (BOE-A-2026-12784), publiée au Boletín Oficial del Estado le 12 juin, définit les normes techniques précises auxquelles tous les documents administratifs de contrôle électroniques (appelés DeCA) doivent se conformer pour les opérations de transport routier sur le territoire espagnol. Elle remplace la résolution précédente de mai 2023 et s’inscrit dans la continuité directe de la loi sur la mobilité durable de décembre dernier, qui imposait la suppression totale des documents papier.
Pour tous ceux qui transportent des marchandises par la route en Espagne, le message est clair : le papier, c’est fini, et le numérique n’est plus une option.
La date butoir : la loi espagnole sur la mobilité durable (loi n° 9/2025, du 3 décembre 2025) exige que les documents de contrôle administratif, tant pour le transport routier de marchandises que pour celui de passagers, soient numériques dans les dix mois suivant l’entrée en vigueur de la loi, ce qui fixe la date butoir à octobre 2026.
Qu’exigent ces nouvelles règles ?
La résolution est exceptionnellement précise, et cette précision est voulue. Les autorités espagnoles veulent s’assurer que les documents numériques sont véritablement inviolables et immédiatement accessibles aux contrôleurs routiers — pas seulement des PDF joints à un e-mail. Voici les cinq piliers auxquels tout système conforme doit répondre :
- PDF natif uniquement
5 Mo maximum. Pas de documents papier numérisés. Doit être généré numériquement à partir de données structurées.
- Code QR intégré
Chaque PDF doit contenir un QR renvoyant directement vers l’URL du document stocké.
- URL sécurisée et directe
HTTPS (TLS 1.2+), unique par document. Pas d’écran de connexion, pas de bouton de téléchargement.
- Référentiel en temps réel
Les documents sont stockés et accessibles aux contrôleurs pendant toute la durée du trajet.
- Conservation pendant 12 mois
L’expéditeur contractuel et le transporteur chargé du transport doivent tous deux conserver les fichiers pendant au moins un an.
Il est utile de bien comprendre le déroulement du contrôle. Lorsqu’un contrôleur routier arrête un véhicule, le conducteur présente soit le DeCA sur son téléphone, soit une copie imprimée. Les deux doivent afficher le code QR. Le contrôleur le scanne, ce qui déclenche le téléchargement direct du PDF. Pas d’authentification, pas de redirection, pas d’étapes manuelles. Si le lien nécessite une connexion ou redirige vers une page d’accueil, le document n’est pas conforme. L’opérateur peut désactiver l’URL sept jours après la fin du service ; d’ici là, la disponibilité est obligatoire.
Modifications en cours de route et documents regroupant plusieurs expéditions
La résolution tient également compte des réalités pratiques. Lorsque des données doivent être mises à jour pendant un trajet (changement de destination, cargaison supplémentaire), les opérateurs peuvent soit modifier le PDF existant (en conservant le même code QR), soit en générer un nouveau avec une nouvelle URL. Dans ce cas, le conducteur doit recevoir immédiatement le fichier mis à jour et l’original doit être conservé à des fins de traçabilité. Les annotations manuscrites sur les copies imprimées n’ont aucune valeur juridique.
Lorsque l’expéditeur contractuel et le transporteur effectif sont les mêmes pour plusieurs expéditions, plusieurs chargements peuvent être regroupés dans un seul DeCA. L’origine, la destination et les détails du chargement de chaque expédition doivent être clairement distingués dans le document, mais l’ordre dans lequel ils sont répertoriés n’implique pas une séquence de livraison obligatoire.
Qu’est-ce que ça signifie pour les entreprises internationales opérant en Espagne ?
Une obligation de conformité qui dépasse les frontières
Le champ d’application des nouvelles règles espagnoles est plus large que ne le pensent de nombreux opérateurs internationaux. L’obligation s’applique à tous les transports routiers nationaux, y compris les opérations de cabotage effectuées par des transporteurs étrangers sur le territoire espagnol. Un transporteur allemand, français ou polonais effectuant un trajet entièrement en Espagne doit se conformer aux exigences du DeCA exactement comme le ferait un transporteur espagnol.
Les trajets internationaux qui ne font que traverser l’Espagne – dont le point de départ et la destination se situent en dehors du pays – relèvent de conventions internationales (comme la CMR) et ne sont pas concernés. Mais tout tronçon d’un trajet constituant un service national autonome en Espagne déclenche l’obligation DeCA dans son intégralité.
Pour les groupes logistiques européens et les exploitants de flottes gérant des réseaux transfrontaliers, cela ajoute l’Espagne à une liste croissante de pays imposant des obligations spécifiques en matière de documents numériques. La bonne nouvelle, c’est que l’Espagne reconnaît explicitement les systèmes conformes à l’eFTI (règlement UE 2020/1056) et les formats de documents de transport existants, y compris la lettre de voiture internationale CMR, comme des formats DeCA valides, à condition que tous les champs de données requis soient présents et que l’expéditeur contractuel et le transporteur effectif soient clairement identifiés. Ça veut dire que les entreprises qui opèrent déjà de manière numérique à travers l’Europe sont plus proches de la conformité qu’elles ne le pensent, mais elles doivent tout de même vérifier la conformité champ par champ et s’assurer que leurs documents sont stockés à des adresses URL accessibles aux inspecteurs.
C’est là que TransFollow entre en jeu
C’est précisément le genre de changement réglementaire pour lequel TransFollow a été conçu. La lettre de voiture numérique de TransFollow contient déjà tous les champs de données obligatoires requis par l’arrêté FOM/2861/2012 — la réglementation espagnole sur le fret qui définit ce qu’un DeCA doit contenir. Ça veut dire que les transporteurs et les expéditeurs qui utilisent TransFollow peuvent utiliser le même document à la fois pour se conformer aux exigences contractuelles et à celles du DeCA, ce qui élimine les doublons et évite le coût de la mise en place de systèmes parallèles.
Comment TransFollow répond aux exigences espagnoles en matière de DeCA : TransFollow génère des PDF numériques natifs à partir de données de transport structurées, stocke les documents sur des URL HTTPS sécurisées, prend en charge l’intégration de codes QR pour les contrôles routiers et conserve l’historique des documents à des fins de traçabilité, y compris les modifications apportées en cours de route. La conservation et le regroupement de plusieurs expéditions sont gérés au sein de la plateforme.
Pour les opérateurs internationaux qui utilisent déjà TransFollow sur leur réseau européen, étendre la conformité DeCA à leurs opérations en Espagne ne nécessite aucun nouveau système : il suffit d’une vérification de configuration pour s’assurer que les champs spécifiques à l’Espagne sont renseignés et que les documents sont accessibles via les URL existantes de la plateforme, prêtes à être consultées par les inspecteurs.
Pour les entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas vers la documentation de transport numérique, la date butoir d’octobre 2026 fixée par l’Espagne est un facteur déterminant. La question n’est plus de savoir s’il faut passer au numérique, mais sur quelle plateforme le faire et si cette plateforme pourra te servir au-delà de l’Espagne, à mesure que d’autres pays emboîtent le pas.
Que faire avant octobre 2026 ?
1 Fais le point sur ton flux de documents
Identifie tous les processus encore sur papier ou sous forme d’images numérisées pour les opérations nationales et de cabotage en Espagne.
2 Vérifie tes champs de données
Compare tes documents de transport actuels avec les champs obligatoires de l’arrêté FOM/2861/2012. Fais particulièrement attention à la manière dont ton système identifie séparément l’expéditeur contractuel et le transporteur effectif.
3 Vérifie l’accessibilité des URL
Assure-toi que chaque document généré par ton système est stocké sur une URL HTTPS permettant un téléchargement direct — sans barrières d’authentification ni pages intermédiaires.
4 Vérifie la politique de conservation
L’expéditeur et le transporteur doivent tous deux pouvoir accéder aux documents pendant 12 mois. Vérifie si ta configuration actuelle couvre les deux parties.
5 Contacte TransFollow
Si tu n’utilises pas encore une plateforme qui gère d’emblée tous ces aspects, c’est le moment de passer à l’action.
Prêt à te mettre en conformité avant la date limite ?
TransFollow prend en charge d’emblée les documents de transport numériques conformes à la DeCA pour l’Espagne et toute l’Europe.
