Een nieuw besluit dat deze week in het Spaanse staatsblad is gepubliceerd, legt precies vast hoe elektronische administratieve controledocumenten moeten werken. Met de deadline van oktober 2026 in zicht hebben vervoerders en verladers nog maar weinig tijd om actie te ondernemen.

Het Spaanse ministerie van Vervoer en Duurzame Mobiliteit heeft het vorige week officieel gemaakt. Het besluit van 5 juni 2026 (BOE-A-2026-12784), gepubliceerd in het Boletín Oficial del Estado op 12 juni, beschrijft de precieze technische normen waaraan alle elektronische administratieve controledocumenten (ook wel DeCA genoemd) moeten voldoen voor wegvervoer op Spaans grondgebied. Het vervangt het eerdere besluit van mei 2023 en is een direct vervolg op de Wet op Duurzame Mobiliteit van afgelopen december, die het volledige afschaffen van papieren documenten verplicht stelde.

Voor iedereen die in Spanje vracht over de weg vervoert, is de boodschap duidelijk: papier is verleden tijd en digitaal is niet langer optioneel.

De deadline: De Spaanse Wet op Duurzame Mobiliteit (Wet 9/2025, van 3 december 2025) schrijft voor dat administratieve controledocumenten voor zowel goederen- als personenvervoer over de weg binnen tien maanden na inwerkingtreding van de wet digitaal moeten zijn – waardoor de harde deadline in oktober 2026 ligt.

Wat houden de nieuwe regels in?

De wet is ongewoon specifiek, en die specificiteit is bewust gekozen. De Spaanse autoriteiten willen ervoor zorgen dat digitale documenten echt fraudebestendig zijn en direct toegankelijk voor verkeerscontroleurs – niet zomaar PDF’s als bijlage bij een e-mail. Dit zijn de vijf pijlers waaraan elk systeem dat aan de regels voldoet, moet voldoen:

  • Alleen native PDF

Max. 5 MB. Geen gescande papieren documenten. Moet digitaal worden gegenereerd op basis van gestructureerde gegevens.

  • Ingebouwde QR-code

Elke PDF moet een QR-code bevatten die rechtstreeks naar de URL van het opgeslagen document linkt.

  • Veilige, directe URL

HTTPS (TLS 1.2+), uniek per document. Geen inlogschermen, geen downloadknoppen.

  • Live opslagplaats

Documenten worden opgeslagen en zijn gedurende de hele rit toegankelijk voor controleurs.

  • Bewaarplicht van 12 maanden

Zowel de contractuele verlader als de uitvoerende vervoerder moeten de bestanden minimaal een jaar bewaren.

Het is de moeite waard om de inspectieprocedure in detail te begrijpen. Wanneer een controleur langs de weg een voertuig aanhoudt, toont de chauffeur ofwel de DeCA op zijn telefoon of een afgedrukte kopie. Beide moeten de QR-code laten zien. De controleur scant deze, waardoor de PDF direct wordt gedownload. Geen authenticatie, geen doorverwijzingen, geen handmatige stappen. Als de link een inlog vereist of naar een landingspagina leidt, voldoet het document niet aan de regels. De vervoerder mag de URL zeven dagen na afloop van de dienst deactiveren; tot die tijd is de beschikbaarheid absoluut verplicht.

 

Wijzigingen tijdens de rit en documenten voor meerdere zendingen

De resolutie houdt ook rekening met de praktijk. Als gegevens tijdens een rit moeten worden bijgewerkt – een gewijzigde bestemming, extra lading – kunnen vervoerders ofwel de bestaande PDF aanpassen (met behoud van dezelfde QR-code) of een nieuwe genereren met een nieuwe URL. In dat geval moet de chauffeur het bijgewerkte bestand onmiddellijk ontvangen en moet het origineel worden bewaard voor traceerbaarheid. Handgeschreven aantekeningen op afgedrukte exemplaren hebben geen juridische waarde.

Als de contractuele verzender en de uitvoerende vervoerder voor meerdere zendingen dezelfde zijn, kunnen meerdere ladingen worden gebundeld in één DeCA. De herkomst, bestemming en vrachtgegevens van elke zending moeten duidelijk van elkaar te onderscheiden zijn binnen het document, maar de volgorde waarin ze worden vermeld, betekent niet dat ze ook in die volgorde moeten worden afgeleverd.

 

Wat betekent dit voor internationale bedrijven die in Spanje actief zijn?
Een nalevingsverplichting die de grenzen overschrijdt

De reikwijdte van de nieuwe Spaanse regels is breder dan veel internationale vervoerders beseffen. De verplichting geldt voor al het binnenlands wegvervoer, inclusief cabotagevervoer door buitenlandse vervoerders op Spaans grondgebied. Een Duitse, Franse of Poolse vervoerder die een lading volledig binnen Spanje vervoert, moet net zo aan de DeCA-vereisten voldoen als een Spaanse vervoerder.

Internationale ritten die alleen maar door Spanje lopen – met vertrekpunt en bestemming buiten het land – vallen onder internationale verdragen (zoals de CMR) en vallen buiten het toepassingsgebied. Maar elk deel van een rit dat een op zichzelf staande binnenlandse dienst binnen Spanje vormt, leidt tot de volledige DeCA-verplichting.

Voor Europese logistieke groepen en wagenparkbeheerders die grensoverschrijdende netwerken beheren, voegt dit Spanje toe aan een groeiende lijst van landen met landspecifieke voorschriften voor digitale documenten. Het goede nieuws is dat Spanje eFTI-conforme systemen (EU-verordening 2020/1056) en bestaande transportdocumentformaten, waaronder de internationale CMR-vrachtbrief, expliciet erkent als geldige DeCA-formaten, mits alle vereiste gegevensvelden aanwezig zijn en de contractuele verzender en de uitvoerende vervoerder duidelijk zijn geïdentificeerd. Dat betekent dat bedrijven die al digitaal in heel Europa actief zijn, dichter bij naleving zitten dan ze misschien denken, maar ze moeten nog wel veld voor veld controleren of alles klopt en ervoor zorgen dat hun documenten worden opgeslagen op URL’s die toegankelijk zijn voor inspecteurs.

Waar TransFollow om de hoek komt kijken

Dit is precies het soort verandering in de regelgeving waarvoor TransFollow is ontwikkeld. De digitale vrachtbrief van TransFollow bevat al alle verplichte gegevensvelden die vereist zijn volgens Besluit FOM/2861/2012 — de Spaanse vrachtvervoersverordening die bepaalt wat een DeCA moet bevatten. Dat betekent dat vervoerders en verladers die TransFollow gebruiken hetzelfde document kunnen gebruiken voor zowel contractuele als DeCA-nalevingsdoeleinden, waardoor dubbel werk wordt voorkomen en de kosten voor het opzetten van parallelle systemen worden bespaard.

Hoe TransFollow voldoet aan de Spaanse DeCA-eisen: TransFollow genereert native digitale PDF’s op basis van gestructureerde transportgegevens, slaat documenten op via beveiligde HTTPS-URL’s, ondersteunt het insluiten van QR-codes voor wegcontroles en houdt de documentgeschiedenis bij voor traceerbaarheid, inclusief wijzigingen tijdens de rit. Het bewaren van documenten en het groeperen van meerdere zendingen wordt binnen het platform afgehandeld.

Voor internationale vervoerders die TransFollow al gebruiken in hun Europese netwerk, is er geen nieuw systeem nodig om aan de DeCA-vereisten voor Spaanse activiteiten te voldoen – alleen een configuratiecontrole om te bevestigen dat de Spaanse velden zijn ingevuld en dat documenten toegankelijk zijn via de bestaande, voor inspecteurs geschikte URL’s van het platform.

Voor bedrijven die nog niet zijn overgestapt op digitale transportdocumentatie, is de Spaanse deadline van oktober 2026 een dwingende factor. De vraag is niet langer óf je moet digitaliseren, maar op welk platform je dat doet en of dat platform je ook buiten Spanje van dienst kan zijn, nu steeds meer landen dit voorbeeld volgen.

Wat moet je doen vóór oktober 2026?

1 Controleer je documentworkflow

Breng in kaart welke processen voor binnenlands vervoer en cabotage in Spanje nog op papier of met gescande afbeeldingen verlopen.

2 Controleer je gegevensvelden

Vergelijk je huidige transportdocumenten met de verplichte velden in Besluit FOM/2861/2012. Let vooral op hoe je systeem de contractuele verzender en de uitvoerende vervoerder apart identificeert.

3 Controleer de toegankelijkheid van de URL’s

Zorg ervoor dat elk document dat je systeem genereert, wordt opgeslagen op een HTTPS-URL waar je direct kunt downloaden — zonder authenticatiebarrières of tussenpagina’s.

4 Controleer het bewaarbeleid

Zowel de verlader als de vervoerder moeten 12 maanden lang toegang hebben tot de documenten. Controleer of je huidige opzet voor beide partijen geldt.

5 Neem contact op met TransFollow

Als je nog geen platform gebruikt dat al het bovenstaande standaard ondersteunt, is dit het moment om over te stappen.

Klaar om vóór de deadline aan de regels te voldoen?

TransFollow ondersteunt standaard DeCA-conforme digitale transportdocumenten voor Spanje en heel Europa.